Recevoir un courrier non désiré est désagréable. Par ailleurs, si vous avez de mauvaises pratiques, votre fournisseur de mail finira par vous bloquer, lui-même aura une moins bonne réputation auprès des autres fournisseurs, et au final vos correspondants ne recevront pas vos messages.

Le mail et le spam se basent principalement sur deux mécanismes :

• La preuve d'identité
• La réputation

La preuve d'identité est gérée par les fournisseurs de mail, avec plus ou moins de sérieux. Il s'agit de divers protocoles au nom barbare tel que SPF, DKIM, DMARC, DANE, etc, dont l'objectif est de dire “cette personne, ici, est autorisé à envoyer un mail en utilisant cette identité”. Cela ne garantit pas que la personne ne s'est pas fait piraté ou qu'elle se comporte bien.

La réputation va générer un score qui décidera si le mail semble légitime (délivré normalement), un peu douteux (avertissement sur le fait que c'est peut-être un spam), voir carrément suspect (il ne sera jamais reçu par son destinataire). Ce n'est pas une science exacte et dépend de nombreux facteurs. Ce qui suit est là pour vous donner les chances d'avoir la meilleure réputation possible.

• On envoie des mails seulement aux personnes qui nous ont donné un accord explicite.
  • Si vous avez récupéré un/des mails via des listes, à cause d'un envoi en nombre, etc : oubliez-les.
  • Si vous avez besoin d'un mail, trouvez comment avoir l'accord de la personne :
    • Passez par une connaissance commune qui lui demandera
    • Demandez-lui en direct
    • Les adresses des personnes qui vous contactent sont évidement utilisables pour leur répondre.
    • Utilisez les formulaire de contact pour joindre et être joint dans les sphères publiques.
    • Vous n'avez pas de moyen de lui demander ? N'utilisez pas son mail !
• Pour un mail personnel,

À qui envoyer le mail ? Il y a 3 champs pour les destinataires (suivant votre client de messagerie) :

• “À” : à utiliser uniquement si vous n'avez qu'un seul interlocuteur, sinon mettez votre propre adresse…
• “Cc” : destinataires multiples, mais attention, tout le monde peut voir à qui vous avez envoyé le mail. Il n'y a qu'un seul cas où c'est acceptable : pour une communication familiale, et seulement dans une famille où tout le monde échange ensemble. Sinon, utilisez le format suivant.
• “Cci” : destinataires multiples et invisibles. Personne ne verra les mails des autres. À utiliser par défaut quand vous avez plus d'un destinataire.
• Attention aux réponses groupées : Si vous répondez à un groupe avec “Répondre à tous”, cela risque d'utiliser “Cc” et non “Cci” par défaut (et parce que les gens ont souvent des mauvaises pratiques). Ne le faites que si c'est pertinent que chaque destinataire aie la réponse ET que vous avez eu l'autorisation explicite de leur envoyer des mails.

À combien de personne envoyer son mail ?

• Avec votre mail “classique” : pas trop ! Cela dépend des fournisseurs, mais pour beaucoup, si vous envoyez à plus de 10 personnes, c'est suspect. Une fois par an à 20 personnes, à la limite.
• Si vous avez besoin de plus utilisez soit les services de newsletters, soit les mailing-listes. Plus d'infos dans le chapitre correspondant.

À quelle fréquence envoyer des mails ?

• Trop d'emails envoyés en peu de temps peut entraîner une alerte de votre fournisseur de messagerie, et vos messages pourraient être classés comme spam.
  • Sur nos services, vous ne pouvez de toute façon pas envoyer plus d'un mail à la minute. Il vous faut au moins ça pour le rédiger correctement et réfléchir à la réponse reçue.
• Passez par un service spécifique pour envoyer des notifications (site internet, domotique, etc).
• Chaque fournisseur a des quotas sur le nombre de mails envoyés par jour ou par heure ; respectez-les pour ne pas vous faire bloquer.

Ce qui est du spam, quoi que vous puissiez en penser :

• Les chaînes d'emails. Ne les partagez pas.
• Le contenu promotionnel. Sauf si les destinataires se sont inscrits d'eux-même à votre newsletter.

• Suivez les règles de politesses. Même si le format se prête à des échanges conçis, “saluer” et “dire au revoir” est plus élégant (à adapter suivant votre interlocuteur. Soigner son orthographe aussi.
• Toujours mettre un objet (un titre).
  • Jamais de mot tout en majuscules
  • Ne pas utiliser les mots-clés comme “urgent”, “important” : seuls les spammeurs et les enquiquineurs le font.
• De façon général, les mots tout en majuscules sont une agression, ne les utilisez pas.
• Limitez les liens dans le mail. Lorsqu'il y a beaucoup de liens, les fournisseurs et leurs logiciels antispam vont mettre une mauvaise note au mail. Si vous partagez une liste de lien, mieux vaut le mettre dans un pastebin¹⁾ et partager uniquement le lien vers le pastebin.

Pièces jointes :

• Limitez les pièces jointes. Si cela fait plus d'1 Mo dans le mail, utilisez un service extérieur de partage de fichier pour héberger le/les pièces jointes (par exemple nextcloud).
• Cela vaut aussi pour les images. Utilisez les albums Nextcloud. Une image au max dans un mail, et pas trop grosse (moins de 1 Mo).

Contacts :

• Nettoyez votre liste de contacts des adresses invalides.
  • Les emails envoyés à des adresses inexistantes ou erronées peuvent réduire la “réputation” de votre adresse email.

Signature automatique :

• Pas d'image dans la signature
• Faites sobre et court.
• On peut s'en passer, mais c'est utile dans les milieux pros pour savoir “c'est qui déjà qui me cause ? comment je le contacte autrement que par mail ?”

• Si votre message vous revient avec une erreur, ne cherchez pas à le renvoyer sans avoir compris l'erreur. (bounces)

• Quelqu'un que vous ne connaissez pas et qui vous contacte sans que vous lui ayez donné votre adresse est suspect. Jetez son mail.
• Pishing et autres arnaques : demande un chapitre spécifique ? comment vérifier qu'un mail est légitime.
  • Si votre client mail vous avertit d'un risque de sécurité, soyez prudent.
  • Ne cliquez jamais sur un lien. Surtout si c'est pour payer quelque chose.

• Avoir un email où se connecter et des alias avec lesquels on discute.
  • Un alias pour les inscriptions en ligne,
  • Un alias pour les correspondances personnelles,
  • Un alias pour les échanges commerciaux ou newsletters.
• Séparer l'email pour s'inscrire aux sites, à donner aux inconnus, et celui pour discuter avec de vrais humains ?
• Utilisez un vrai mot de passe (cf conseils pour mot de passe)
• Utilisez la double authentification (2FA) si possible. Oui c'est pénible, mais le mail est le service le plus sensible : un pirate qui accède à votre mail a une capacité de nuisance énorme sur toute votre vie numérique.

• Classez et supprimez vos emails
  • Sur Thunderbird, vous pouvez configurer des dossiers qui effacent les mails les plus anciens.
  • Vous pouvez archiver les vraies conversation.
  • Pour les messages de notifications diverses (“vous êtes connectés sur le site Machin”, “votre colis arrive”, supprimez-les régulièrement.
  • Factures et autres informations importantes : sauvegardez les documents sur votre cloud et virez-les de votre mail.

Si votre compte se fait pirater (et ça arrive aux meilleurs), tout son contenu pourra être utilisé pour créer encore plus de dommage. Ne gardez donc aucun mail contenant des informations sensibles.

• Lien de désinscription obligatoire

• N'envoyez plus un seul mail.
• Contacter le support technique. Ils vous aideront à comprendre ce qui s'est passé et comment le corriger.